Executive Assistant (all gender)

Hey,

wir sind BLS media, ein Start-up aus Stralsund, das aktuell am Wachsen ist. Unsere Mission ist es, Unternehmen bei der Digitalisierung zu unterstützen. Dafür entwickeln wir eigene Softwarelösungen im Bereich KI und bauen eine leistungsfähige DevOps-Infrastruktur auf. Als kleines Team arbeiten wir eng zusammen, setzen viele Ideen um und entwickeln unser Unternehmen kontinuierlich weiter.

Damit wir uns auf unsere Produkte, Kunden und unser Wachstum konzentrieren können, brauchen wir Unterstützung bei der Organisation unseres Unternehmens. Als Junior Executive Assistant arbeitest du direkt mit unserer Geschäftsführung zusammen, behältst den Überblick über wichtige Aufgaben und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft.

Aufgaben

Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung zusammen und unterstützt aktiv bei der Organisation, Koordination und Weiterentwicklung unseres Start-ups.

Organisation & Geschäftsführungsunterstützung

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

• Koordination von Terminen, Meetings und internen Abläufen

• Vorbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen

• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Dokumenten und Unterlagen

• Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Entscheidungen

Projektmanagement & interne Prozesse

• Unterstützung bei der Planung und Koordination laufender Projekte

• Pflege unserer digitalen Projektboards und Aufgabenübersichten

• Abstimmung mit Teammitgliedern, externen Partnern und Dienstleistern

• Unterstützung beim Aufbau und der Optimierung interner Prozesse

• Strukturierung von Informationen und Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses

Kommunikation & Administration

• Bearbeitung und Koordination interner und externer Anfragen

• Unterstützung bei der schriftlichen Kommunikation mit Kunden und Partnern

• Organisation und Nachbereitung von Meetings

• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und der Dokumentenverwaltung

• Übernahme eigener Aufgabenbereiche und kleinerer Projekte

Weiterentwicklung (optional, je nach Interesse)

• Unterstützung bei strategischen Projekten und neuen Geschäftsideen

• Mitwirkung bei der Entwicklung interner Strukturen und Arbeitsweisen

• Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen, Geschäftsreisen oder Netzwerktreffen

• Einblicke in Unternehmensführung, Start-up-Aufbau und unternehmerische Entscheidungen

Qualifikation

Keine Sorge – Vorkenntnisse sind kein Muss. Viel wichtiger ist, dass du gerne organisierst, Verantwortung übernimmst und Lust hast, gemeinsam mit uns etwas aufzubauen.

• Interesse an Unternehmensführung, Organisation und Start-ups

• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Organisationstalent und ein gutes Gespür für Prioritäten

• Freude an Kommunikation und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen

• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen

• Gute Deutschkenntnisse (C1) und idealerweise Englischkenntnisse (B2)

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und die Bereitschaft, neue Anwendungen kennenzulernen

Nice to have:

• Erste Erfahrungen in der Assistenz, im Projektmanagement oder in der Büroorganisation

• Studium oder Ausbildung im Bereich BWL, Management, Verwaltung oder Kommunikation

• Erfahrung mit digitalen Projektmanagement- und Kollaborationstools

• Interesse an KI, Software, Digitalisierung und modernen Arbeitsprozessen

Benefits

Bei uns stehst du im Mittelpunkt. Unsere Benefits unterstützen dich dabei, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln – flexibel, transparent und auf Augenhöhe:

• 30 Tage Urlaub pro Jahr (anteilig)

• Kostenlose Sportmitgliedschaft

• Zuschuss Deutschlandticket

• Flexible Arbeitszeiten – perfekt neben Schule oder Studium

• Corporate Benefits (viele Vergünstigungen für Hotels, Shopping oder Technik)

• MacBook & moderne Arbeitsausstattung

• Gratis Getränke, Snacks & ja… der berühmte Obstkorb

• Remote Arbeit (anteilig)

• Moderner Arbeitsplatz in Stralsund (schönes Büro mit direktem Wasserzugang)

• Echte Startup-Einblicke

• Perspektive auf Werkstudentenstelle oder Festanstellung

• Teilnahme an Messen (auf Wunsch)

• Mentoring & persönliche Weiterentwicklung

• Internationale Kontakte & wertvoller Netzwerkaufbau

• Verantwortung ab dem ersten Tag

• Community Events

Startdatum

01.01.2027

Du möchtest echte Einblicke in ein Startup und von Anfang an Teil sein?  Dann bist du bei uns genau richtig. Wir freuen uns auf dich!